Automatisieren Sie den Patientenservice Ihrer Klinik über WhatsApp mit Zapify und noviGest
Automatisieren Sie Terminbuchungen, Bestätigungen und Terminerinnerungen über WhatsApp mit Zapify und noviGest. Ergänzen Sie weitere Kanäle und KI-Sprachservice.
Zapify verbindet WhatsApp mit noviGest, der Praxis- und Klinikverwaltungssoftware von Tactis, und hilft so, Patientenservice und Kommunikation zu automatisieren. In einer WhatsApp-Konversation können Patientinnen und Patienten Termine anfragen oder ändern, Termine bestätigen, Erinnerungen erhalten und administrative Fragen klären.
WhatsApp bleibt der Hauptkanal der Klinik für Service und Kommunikation. Das Team verfolgt die Konversationen auf einer gemeinsamen Plattform, während der KI-Assistent die von der Klinik festgelegten Anliegen bearbeitet und Situationen, die menschliches Eingreifen erfordern, an eine Person weiterleitet. Mehr über den KI-gestützten Service für Kliniken.
Demo ausprobieren
Sprechen Sie mit dem Demo-Assistenten der Integration Zapify + noviGest – per Text oder per Anruf (Anruf-Button im Eingabefeld). Er ist mit einer noviGest-Demoumgebung verbunden; Termine und Daten dienen nur der Demonstration. Die Demo ist für Kliniken in Portugal eingerichtet und antwortet hauptsächlich auf Portugiesisch.
WhatsApp: das Zentrum von Service und Kommunikation der Klinik
Patientinnen und Patienten nutzen WhatsApp bereits, um mit der Klinik zu sprechen. Mit Zapify kann dieser Kanal weit mehr als Nachrichten beantworten: Er kann Terminbuchungen, Bestätigungen, Umbuchungen, Absagen und Terminerinnerungen unterstützen – je nach Konfiguration der noviGest-Integration.
Die Klinik kann außerdem Antworten auf häufige administrative Fragen automatisieren, etwa zu Öffnungszeiten, Standort und Leistungen. Für Geburtstagsnachrichten oder andere Folgekontakte kann sie eigene Abläufe festlegen und dabei die Kommunikationspräferenzen der Patienten sowie die geltenden Regeln beachten.
Das Team verwaltet die Konversationen in einem gemeinsamen Posteingang mit Automatisierungen, mit Verlauf, Kontext und Organisation nach Mitarbeiter oder Status. So können mehrere Teammitglieder den WhatsApp-Service begleiten, ohne von einem einzigen Telefon abhängig zu sein.
Wie funktioniert die Terminbuchung über WhatsApp?
Der Patient startet eine Konversation und erklärt sein Anliegen. Der KI-Assistent folgt dem von der Klinik festgelegten Ablauf, erfasst die nötigen Informationen und kann die Buchung über die noviGest-Integration unterstützen – eine der Integrationen von Zapify.
Je nach verfügbaren Optionen und vereinbarter Konfiguration kann die Konversation Folgendes umfassen:
- Anfrage eines neuen Termins.
- Auswahl von Fachgebiet, Behandler oder Uhrzeit.
- Bestätigung eines Termins.
- Anfrage zur Umbuchung oder Absage.
- Versand von Erinnerungen vor dem Termin.
- Weiterleitung an die Rezeption, wenn eine Prüfung nötig ist.
Die Klinik legt die Regeln, die Informationen und die Fälle fest, die automatisch bearbeitet werden dürfen. Das Team kümmert sich weiterhin um Ausnahmen und Anliegen, die persönliche Aufmerksamkeit erfordern.
Weniger Routineaufgaben für die Rezeption
Die Rezeption erhält täglich ähnliche Anfragen: Uhrzeiten bestätigen, administrative Fragen beantworten, an Termine erinnern und Terminänderungen bearbeiten. Wird ein Teil dieser Aufgaben automatisiert, bleibt dem Team mehr Zeit für die Betreuung vor Ort und für Fälle, die individuelle Begleitung brauchen.
Mit den Konversationen in einem gemeinsamen Posteingang kann das Team mehrere Anfragen verfolgen, erkennen, ob eine Konversation von der KI oder von einem Mitarbeiter bearbeitet wird, bei Bedarf übernehmen und die Konversation mit dem relevanten Kontext an eine Kollegin oder einen Kollegen übergeben. Der Verlauf bleibt zentral auf der Plattform.
Mehr Wege zur Klinik – mit demselben Assistenten
Auch wenn WhatsApp der Hauptkanal für Service und Kommunikation ist, lassen sich mit Zapify weitere Kanäle als Einstiegspunkte für Patienten hinzufügen. Instagram Direct, Messenger, RCS und Webchat können angebunden werden, damit Menschen die Klinik dort erreichen, wo es für sie am bequemsten ist.
Konversationen aus diesen Kanälen können an denselben KI-Assistenten geleitet und in die Arbeit des Teams integriert werden. So kann ein Patient im Webchat oder in sozialen Netzwerken beginnen und Hilfe bei einer Terminanfrage erhalten, während die Klinik alle Kanäle in einem gemeinsamen Betrieb organisiert.
Diese Kanäle ergänzen WhatsApp. Die Klinik entscheidet, welche sie anbietet, und konfiguriert die Service-Abläufe nach ihren eigenen Prozessen.
Telefonservice mit KI-Sprachassistent
Die Klinik kann auch einen telefonischen Service mit KI-Sprachassistent anbieten. Dabei spricht der Assistent mit dem Patienten am Telefon, versteht das Anliegen und kann die Terminbuchung unterstützen, indem er das System der Klinik gemäß der konfigurierten Integration abfragt.
Das Gespräch kann terminbezogene Anliegen bearbeiten und administrative Fragen beantworten. Wenn eine Person eingreifen muss, kann der Anruf mit dem Kontext des Anliegens an einen menschlichen Mitarbeiter weitergeleitet werden, damit der Patient nicht von vorne beginnen muss.
Der Sprachservice ergänzt eine Option für alle, die lieber anrufen, und ermöglicht dennoch, Aufgaben zu automatisieren und das Gespräch mit den Verwaltungsprozessen der Klinik zu verbinden.
Die Klinik legt fest, was die KI übernehmen darf
Jede Klinik hat eigene Regeln, Zeiten und Abläufe. Deshalb sollten Assistenten und Automatisierungen mit von der Klinik geprüften Informationen und klaren Grenzen für die Weiterleitung an das Team konfiguriert werden.
Die KI kann administrative Aufgaben unterstützen und die in den konfigurierten Abläufen vorgesehenen Aktionen ausführen. Fragen zu Symptomen, Diagnose oder Behandlung sollten an medizinisches Fachpersonal weitergeleitet werden.
Welche Aktionen verfügbar sind, hängt von der Konfiguration der Integration zwischen Zapify und noviGest sowie von den mit der Klinik vereinbarten Prozessen ab.
Häufige Fragen zu Zapify und noviGest
Was ist der Hauptkanal von Zapify für Kliniken?
WhatsApp ist der Hauptkanal für Service und Kommunikation mit Patienten. Die Klinik kann Instagram Direct, Messenger, RCS und Webchat als zusätzliche Kontaktkanäle hinzufügen.
Kann der Assistent Termine über WhatsApp buchen?
Ja. Der Assistent kann die Terminbuchung über WhatsApp unterstützen und folgt dabei den von der Klinik festgelegten Abläufen und den in der noviGest-Integration verfügbaren Operationen.
Können auch die anderen Kanäle Terminanfragen weiterleiten?
Sie können als zusätzliche Kontaktpunkte für denselben KI-Assistenten konfiguriert werden. So können Anfragen in einem anderen Kanal beginnen und dem von der Klinik festgelegten Ablauf folgen.
Kann Zapify auch Telefonanrufe annehmen?
Ja. Die KI kann Sprachanrufe annehmen und terminbezogene Gespräche unterstützen. Die Anbindung an das System der Klinik und die Übergabe an einen menschlichen Mitarbeiter hängen von der umgesetzten Konfiguration ab.
Ersetzt die Automatisierung die Rezeption?
Nein. Die Automatisierung kann wiederkehrende Anfragen bearbeiten und Situationen weiterleiten, die menschliche Aufmerksamkeit brauchen. Die Rezeption kann den Service jederzeit verfolgen und übernehmen.
Beantwortet die KI medizinische Fragen?
Die Automatisierung sollte nur innerhalb des von der Klinik freigegebenen Rahmens antworten. Fragen zu Symptomen, Diagnose oder Behandlung sollten an medizinisches Fachpersonal weitergeleitet werden.
Sind alle Aktionen direkt nach der Integration verfügbar?
Die verfügbaren Aktionen hängen von der Konfiguration der Integration und von den Prozessen der Klinik ab. Bevor ein Ablauf aktiviert wird, sollte geklärt sein, welche Informationen er abfragen und welche Operationen er ausführen darf.
Verbinden Sie das WhatsApp Ihrer Klinik mit noviGest
Vereinfachen Sie Terminbuchungen, Bestätigungen und Terminerinnerungen über WhatsApp. Mit Zapify und noviGest kann die Klinik ihren Service organisieren, Kommunikationsaufgaben automatisieren und dem Team mehr Raum für die Betreuung der Patienten geben.
Möchten Sie wissen, wie diese Lösung in Ihrer Klinik funktionieren könnte? Sprechen Sie mit dem Zapify-Team und entdecken Sie eine auf Ihre Prozesse abgestimmte Konfiguration.
